Organizar uma viagem corporativa bem feita depende de três pilares: uma política de viagens por escrito, um fluxo de aprovação simples e um único canal para reservas e alterações. A política define o que pode ser reservado; a aprovação confirma que o gasto está alinhado ao orçamento; e o canal único evita reservas duplicadas e informações perdidas.

Com essa base, cada viagem segue o mesmo roteiro: solicitação com antecedência, cotação dentro das regras, aprovação, emissão, envio dos documentos ao viajante e prestação de contas no retorno. Remarcações e cancelamentos passam a ser tratados pelo mesmo canal, com as regras tarifárias conhecidas desde o início.

O que a política de viagens da empresa deve definir?

A política é o documento que orienta viajantes, gestores e o financeiro. Ela não precisa ser longa, mas deve responder com clareza:

  • Quem pode viajar e quem aprova: níveis de aprovação por cargo, área ou tipo de viagem.
  • Antecedência mínima de solicitação: pedidos de última hora costumam ter menos opções.
  • Classe e tipo de tarifa: quando usar econômica ou classe executiva, e se é preciso tarifa flexível.
  • Hospedagem: categoria de hotel, localização preferida e se o café da manhã incluso é exigido.
  • Despesas cobertas: alimentação, deslocamentos locais, bagagem extra e o que é reembolsável.
  • Seguro viagem: se é obrigatório em viagens internacionais e qual cobertura mínima a empresa adota.
  • Prestação de contas: prazos e comprovantes exigidos.

Como montar um fluxo de aprovação que não trave as viagens?

O ideal é que a aprovação seja rápida e registrada. Um fluxo prático:

  1. O viajante ou a área solicita a viagem com destino, datas, motivo e centro de custo.
  2. A agência envia opções dentro da política, com as regras de cada tarifa.
  3. O gestor aprova uma das opções por um canal registrado (e-mail ou sistema interno).
  4. A reserva é emitida e o viajante recebe bilhete eletrônico, localizador, hospedagem e vouchers.
  5. No retorno, o viajante presta contas conforme a política.

Definir um aprovador substituto evita que a viagem fique parada quando o gestor está fora.

Como lidar com remarcações e cancelamentos?

Agendas corporativas mudam, por isso a regra de alteração da tarifa pesa tanto quanto o preço. Antes de emitir, confira as condições de remarcação e reembolso de cada bilhete e hospedagem. Tarifas mais baratas costumam ter mais restrições.

Vale conhecer a regra da ANAC (Resolução nº 400/2016, art. 11): em voos, o passageiro pode desistir da compra sem custo em até 24 horas a contar do recebimento do comprovante, desde que a compra tenha sido feita com sete dias ou mais de antecedência do voo. Quando há reembolso, a companhia tem até sete dias para processá-lo (art. 29). Fora dessas situações, valem as regras da tarifa.

Também é importante avisar quando o viajante não vai embarcar: o no-show pode cancelar os trechos seguintes da reserva. O guia dicas para comprar passagem aérea detalha esses cuidados.

O que o viajante precisa ter em mãos?

Antes de cada viagem, o colaborador deve receber um resumo com tudo o que precisa:

  • Documentos exigidos: identidade com foto nas viagens nacionais; passaporte, visto e vacinas conforme o destino nas internacionais. Veja como tirar passaporte e o visto americano passo a passo.
  • Itinerário com horários, localizadores e endereço do hotel.
  • Contato de quem resolve imprevistos durante a viagem.
  • Dados do seguro viagem e da central de atendimento da seguradora.

Checklist da viagem corporativa

  • Política de viagens escrita e conhecida pelos colaboradores.
  • Solicitação feita com a antecedência definida.
  • Opções cotadas dentro da política, com regras tarifárias claras.
  • Aprovação registrada pelo gestor responsável.
  • Aéreo, hospedagem e traslados emitidos e enviados ao viajante.
  • Documentos e seguro viagem conferidos.
  • Canal definido para remarcações e emergências.
  • Prestação de contas feita no prazo após o retorno.

Como a Aventuristur ajuda

A Aventuristur atende empresas com um ponto único de contato para cotações, emissões e alterações. Enviamos opções de aéreo, hospedagem e seguro viagem de acordo com a política da sua empresa, com as regras de cada tarifa explicadas antes da aprovação, e cuidamos das remarcações pelo mesmo canal. Conheça o serviço de viagens corporativas e grupos e, para eventos e premiações, o guia de viagens de incentivo e eventos.

Conte o que você precisa pelo WhatsApp e vamos planejar os próximos passos juntos.

Fontes oficiais

  • Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC): gov.br/anac